Ves klub v eni aplikaciji: člani, termini, prisotnost in plačila

Sprva smo Spletni portal uporabljali zaradi izredno urejenega računovodskega sistema (pošiljanje položnic, pregled plačil ...), kasneje pa smo portal začeli uporabljati za vso administracijo, ki jo potrebujemo v klubu (sporočanje članom kluba, vpisi treningov, pregled prisotnosti na treningih). Portal je izredno uporaben, kar pa nas je najbolj prepričalo, je to, da so ustvarjalci portala odprti za vse nove predloge in ideje, ki jih neverjetno hitro tudi realizirajo. Uporabo portala bi priporočala prav vsakemu športnemu klubu, saj ustvarjalci lahko določene specifike portala prilagodijo posameznemu klubu in njihovim potrebam. Veselimo se nadaljnjega sodelovanja in skupnih izzivov!

V Nogometnem klubu Mirna smo se najprej odločili, da spletni portal preizkusimo v brezplačni obliki. Ker nam je bil spletni portal zelo všeč, smo se odločili za zakup licence. Glavna prednost portala je ta, da ti prihrani prenekatero pisarniško delo. Zelo so pregledna plačila in izdaje položnic. Tudi trenerji imajo zaradi svojega mobilnega in hitrega dostopa do portala olajšano delo na treningu, saj hitro pregledajo prisotnost. Zagotovo bomo portal še naprej uporabljali, saj je na letni ravni cenejša oblika kot pošiljanje fizičnih položnic.

Delo s pomočjo portala nam je olajšalo vodenje dokumentacije. V portal sproti vnašamo urnik treningov, tekem in samo prisotnost. Tako imajo trenerji in vodstvo kluba ažuren vpogled, kakšen je obisk na treningih in v kateri dvorani treningi so. Vse lahko spremljajo preko pametnih telefonov ali računalnikov. Evidenco prisotnosti po starostnih skupinah nato uvozimo v Excel. Vse Excelove tabele hranimo računalniško in jih posledično ne moremo založiti, izgubiti. Portal nam izračuna tudi procent prisotnosti posameznih igralk na treningih. Vsako novo igralko z vsemi podatki vnesemo v bazo. Tako imamo vse kontaktne podatke na enem mestu. Če trener potrebuje kak podatek o igralki, lahko do njega dostopa preko portala z mobilnim telefonom. Preko portala urejamo vsa plačila. Plačila izdajamo serijsko. Če imajo starostne skupine drugačen mesečni znesek od ostalih, to označimo. Položnice v PDF obliki so narejene zelo hitro, le-te potem portal z enim klikom pošlje na vse elektronske naslove staršev. V kolikor položnice niso pravočasno plačane, preko portala z enim klikom pošljemo tudi opomine. Teh ni potrebno ponovno kreirati, saj se redno plačilo spremeni v opomin. Vsaka igralka ima svoje uporabniško ime in geslo za dostop do portala, kjer sama lahko spremlja treninge svoje starostne skupine in svoje položnice, ki še niso plačane. Če povzamemo, portal nam je skrajšal čas pri kreiranju položnic, omogočil preglednost pri plačilih, treningih, bazi podatkov igralk. Nanj smo se hitro navadili in si dela brez njega več ne predstavljamo.

Spletni portal v klubu uporabljamo že leto in pol. Zaenkrat ga največ uporabljamo za izstavljanje mesečnih računov za vadnino, saj se je ta način preko portala izkazal za najbolj prijaznega za vse uporabnike: za klub, ki na enostaven in hiter način, preko e-pošte, izdaja račune in potem spremlja plačila in pošilja opomine neplačnikom, za starše, ki lahko vsak trenutek z vstopom na portal vidijo svoja plačila, in za računovodstvo, ki preko portala dobiva podatke. S takim načinom klub prihrani na času, pisarniškem materialu in poštnini. Z vstopnim geslom pa lahko greš na portal kjerkoli, na vsakem računalniku. V spletnem portalu imamo shranjeno celo bazo naših članov, prav tako preko portala članom posredujemo obvestila. Tudi naši člani oz. njihovi starši klubu posredujejo sporočilo preko portala. Pohvaliti moram tudi ekipo portala, ki je izredno odzivna in odprta za predloge, upošteva specifike posameznega kluba in izpolni naše želje zelo hitro ter nam pomaga, ko se kje ustavi. Žal portal v našem klubu nekako ni zaživel pri trenerjih, ki bi lahko vsa poročila oddajali na portal in bi tako mi v klubu imeli vse shranjeno na enem mestu. Na tem bomo v našem klubu še gradili v prihodnje. Drugače pa je portal super in ga priporočamo.

Delo v portalu nam pomaga predvsem v finančnem delu, kjer lahko vodimo vse evidence v zvezi s plačili in neplačniki. Imamo zbrane vse podatke o vseh članih na enem mestu, torej o igralkah, trenerjih in drugih. Objavljamo lahko vse, kar se bo dogajalo v zvezi z našim klubom, od tekem, turnirjev, treningov itd. Portal je tako dobra stična točka za vse, ki so na kakršen koli način povezani z nami – igralci, starši, trenerji, podporniki – in si želijo hitrih informacij.

Trenerji v našem klubu spletni portal primarno uporabljamo za sprotno beleženje prisotnosti na treningih in mesečno izdelavo poročil. Na dnevni ravni nam služi tudi kot orodje za enotno vodenje evidence treningov in priprave nanje. S svojo zmožnostjo pošiljanja SMS sporočil nam je ob večjih dogodkih in izjemnih situacijah ključno pomagal pri obveščanju trenerjev, igralcev, staršev in tudi zunanjih članov našega kluba. Znotraj kluba pripravljamo tudi logistične popravke, da bomo portal čimprej začeli uporabljati tudi kot orodje za mesečno pošiljanje položnic za vadnine in morebitne ostale stroške. Vsekakor je portal priročna zadeva, ki nam pomaga birokratski del klubskih aktivnosti na enostaven način voditi skozi celotno sezono oz. kar celotno koledarsko leto.

Ko sem prišel v klub, ki je že dlje časa uporabljal Spletni portal, nisem mogel verjeti, kako preprosti postajajo vsa administracija, sporočanje in oddajanje poročil. Priporočil bi ga vsem klubom, saj »moderni« otroci zahtevajo moderen pristop, prav nič pa ne zaostajajo tudi njihovi starši. Vsak klub, ki bi želel biti v koraku s časom, bi ga moral imeti.

Ker imamo v klubu vsako leto večje število otrok, več aktivnosti in tako tudi več organizacijskih potreb, smo se odločili, da bomo začeli z uporabo Spletnega portala. Naša želja je bila, da uredimo boljšo, hitrejšo in učinkovitejšo komunikacijo med klubom in člani kluba – starši. Spletni portal je vsekakor dosegel svoj namen, saj lahko preko njega ažurno in pregledno staršem predajamo vse potrebne informacije glede vseh klubskih aktivnosti. Spletni portal prav tako omogoča vrsto drugih funkcij: objavljanje slik in povzetke posameznih dogodkov, vsak član ima vpogled v delovanje določene skupine in tudi sam uravnava in dopolnjuje svoj osebni profil. Skratka, Spletni portal nudi veliko različnih možnosti za hitrejši in učinkovitejši prenos informacij, prav tako pa je to zadeva, ki neprestano raste in se nadgrajuje: lastnik portala je vedno na voljo za pomoč in poskuša izpolniti čim več zahtev in želja uporabnikov portala.